Государственная инспекция труда (ГИТ) при плановых и внеплановых проверках уделяет особое внимание правильности оформления трудовой документации. Нарушения в этом блоке часто становятся основанием для вынесения предписаний, штрафов и даже приостановления деятельности организации. Ниже представлен подробный обзор тех требований, которые инспекторы проверяют в первую очередь, а также рекомендации по их соблюдению.

Документы при приёме на работу

Первый этап трудовой деятельности – оформление приёма сотрудника. ГИТ проверяет:

• Трудовой договор – наличие written формы, обязательных условий (должность, функция, оклад, режим работы, срок действия, испытательный срок и т.д.), подписи сторон и даты заключения.
• Приказ о приёме на работу – соответствие формы ТК РФ (Единый образец приказа № Т-1), указание структурного подразделения, табельного номера, даты вступления в силу.
• Личная карточка сотрудника (Т-2) – заполнение всех разделов (паспортные данные, образование, трудовая деятельность, воинский учет и пр.), подпись ответственного лица и дата.
• Согласие на обработку персональных данных – оформлено отдельным документом или включено в трудовой договор, с указанием целей, сроков и прав субъекта данных.
• Уведомление о вводе в должность (инструктаж по охране труда) – наличие подписи сотрудника и инструктажа, дата проведения.

Инспекторы обращают внимание на отсутствие любого из этих документов, несоответствие дат, отсутствие подписей или использование устаревших форм.

Трудовые договоры и их изменение

Помимо первоначального оформления, ГИТ проверяет:

• Соответствие договора актуальному законодательству (изменения в ТК РФ, отраслевые соглашения).
• Наличие дополнительных соглашений при изменении условий (изменение оклада, перевод на другую должность, изменение режима работы).
• Правильность оформления срочных договоров – указание причины срочности, срок действия, порядок перехода на бессрочный договор по истечении срока.
• Соблюдение требований статьи 59 ТК РФ о срочных договорах (отсутствие оснований для признания договора бессрочным).

Приказы по кадровому учету

ГИТ routinely проверяет следующие виды приказов:

• Приказы о переводе, повышении, понижении, совмещении должностей.
• Приказы об отпуске (ежегодном, учебном, без сохранения заработка, по уходу за ребёнком и др.).
• Приказы о disciplinarnом взыскании (выговор, замечание, увольнение).
• Приказы о приостановлении работы, простое, переводе на удалённую работу.

Для каждого приказа проверяются: наличие номера и даты, ссылка на основание (заявление сотрудника, производственная необходимость), соответствие формы, подпись руководителя и ответственного отдела кадров, регистрация в журнале учета приказов.

Табель учёта рабочего времени

Табель – ключевой документ для контроля соблюдения режима работы и оплаты труда. Инспекторы смотрят:

• Ежедневное отражение фактически отработанных часов, сверхурочных, ночных, выходных и праздничных часов.
• Наличие подписи сотрудника и ответственного лица (обычно руководителя подразделения или бухгалтера).
• Соответствие табеля утверждённому графику работы (сменный, скользящий, гибкий).
• Хранение табеля не менее 5 лет (в соответствии с требованиями к кадровым документам).

Документы по оплате труда

ГИТ уделяет внимание:

• Ведомости на выплату заработной платы (форма Т-49 или электронный аналог) – правильность начислений, удержаний, отражения премий, надбавок, компенсаций.
• Расчётные листки – выдача сотруднику под роспись или в электронном виде с подтверждением получения.
• Сведения о среднем заработке (для расчёта отпусных, больничных, пособий).
• Соблюдение минимального размера оплаты труда (МРОТ) и отраслевых тарифов.

Охрана труда и специальная оценка условий труда (СОУТ)

При проверке ГИТ обязательно запрашивает:

• Программы и планы мероприятий по охране труда.
• Журналы инструктажей (вводный, первичный на рабочем месте, повторный, целевой, внеплановый).
• Акты о проведении специальной оценки условий труда (СОУТ) – наличие, актуальность (не старше 5 лет), выводы и мероприятия по снижению вредности.
• Документы о выдаче и использовании средств индивидуальной защиты (СИЗ).
• Журналы регистрации несчастных случаев и профессиональных заболеваний (форма Н-1).

Отсутствие или несвоевременное обновление этих документов часто приводит к вынесению предписаний о приведении условий труда в соответствие с требованиями ТК РФ и Федерального закона № 426-ФЗ «О специальной оценке условий труда».

Документы при увольнении

При проверке увольнений инспекторы смотрят:

• Приказ об увольнении (форма Т-8) – указание основания (по соглашению сторон, по инициативе работника, сокращение штата и т.д.), ссылка на трудовой договор, дата.
• Трудовая книжка – правильная запись о увольнении, подпись ответственного лица, печать организации (если ведётся бумажная форма).
• Расчёт при увольнении – выплата всех причитающихся сумм (заработок, компенсация за отпуск, выходное пособие и т.д.) в срок, не позднее следующего дня после дня увольнения.
• Справка о среднем заработке (форма 182н) – для пособий по безработице.
• Уведомление о возможности продолжения работы (при сокращении штата).

Электронный документооборот (ЭДО)

С ростом использования электронных систем ГИТ проверяет:

• Наличие квалифицированной электронной подписи (КЭП) у должностных лиц, подписывающих трудовые документы.
• Соответствие электронных форм трудовых договоров, приказов, согласий требованиям ТК РФ и Федерального закона № 63-ФЗ «Об электронной подписи».
• Систему хранения и резервного копирования электронных кадровых документов (срок хранения не менее 50 лет для трудовых книжек, 75 лет для документов по охране труда и т.д.).
• Доступность документов для проверки – возможность предоставить выгрузку в печатном виде или предоставить доступ инспектору к системе с соответствующими правами.

Что именно проверяют инспекторы ГИТ в первую очередь?

На основе методических рекомендаций и чек‑листов ГИТ (например, чек‑лист № 1 «Оформление приёма на работу» из приложения к Приказу Роструда № 20) инспекторы обращают внимание на:

1. Наличие всех обязательных документов в личном деле сотрудника.
2. Правильность заполнения реквизитов (номера, даты, ФИО, наименование организации).
3. Соответствие содержания документов требованиям ТК РФ, локальных нормативных актов и отраслевых соглашений.
4. Наличие подписей и печатей там, где это предусмотрено законом.
5. Своевременность проведения инструктажей, медицинских осмотров, СОУТ и обновления соответствующих документов.
6. Соответствие фактического режима работы и оплаты труда данным табеля и расчётных листков.
7. Соблюдение порядка хранения и предоставления документов по требованию инспекции.

Как подготовиться к проверке ГИТ?

Чтобы минимизировать риск выявления нарушений, рекомендуется:

• Провести внутренний аудит кадровой документации за последние 12 месяцев (с использованием чек‑листов ГИТ).
• Обновить шаблоны трудовых договоров, приказов и согласий в соответствии с последними изменениями законодательства.
• Обеспечить обучение сотрудников отдела кадров и руководителей подразделений правилам оформления документов и работе с ЭДО.
• Внедрить систему контроля сроков хранения документов (например, электронный архив с напоминаниями о необходимости уничтожения или передачи в архив).
• Регулярно проводить инструктажи по охране труда и фиксировать их в журналах с подписями участников.
• При переходе на электронный документооборот убедиться, что все документы имеют необходимые электронные подписи и доступны для выгрузки в печатном виде.

Своевременная подготовка и системный подход к ведению трудовой документации не только помогут успешно пройти проверку ГИТ, но и снизят вероятность трудовых споров, штрафов и репутационных потерь для организации.

Статья подготовлена на основе открытых источников и действующего законодательства РФ на .