Проверка Федеральной службы по труду и занятости (Роструд) — это стресс-тест для любого бизнеса. Даже если вы уверены в законности своей деятельности, хаотичное хранение бумаг или отсутствие одной подписи могут привести к штрафам, предписаниям и репутационным рискам. Главное правило: готовиться нужно не за день до приезда инспектора, а системно, каждый день.

В этой статье мы разобрали полный чек-лист документов, порядок их оформления и частые ошибки, чтобы вы могли спокойно встретить любую проверку — плановую или внеплановую.

Классификация проверок: чего ждать?

От типа проверки зависит перечень запрашиваемых документов и сроки их предоставления.

Плановые проверки

• Проводятся на основании плана проверок, утвержденного Рострудом (опубликован на сайте ведомства).
• Работодатель узнает о ней заранее (не позднее чем за 3 рабочих дня до начала — направляется уведомление).
• Срок проведения: до 20 рабочих дней (для МСП — до 15, для микропредпринимателей, до 10).
• Проверяется все законодательство о труде за последние 3 года (срок давности).

Внеплановые проверки

• Инициируются по жалобам работников, сообщениям СМИ, поручениям вышестоящих органов или при угрозе жизни/здоровью.
• Уведомление заранее не направляется (инспектор предъявляет предписание/уведомление при входе).
• Проверяется только конкретный повод (например, задержка зарплаты конкретного сотрудника или нарушение Охраны труда на участке).
• Срок: до 10 рабочих дней (может продлеваться до 20 в сложных случаях).

Профилактические визиты и рейдовые опросы

Это не проверки в строгом смысле (ст. 29.1 ФЗ-294). Инспектор не имеет права требовать документы, изымать их или составлять протоколы об адм. правонарушениях; Цель, консультирование. Отказать в входе можно, но лучше принять визит и получить бесплатную экспертизу своих локальных нормативных актов (ЛНА).

Базовый пакет документов (Обязательно для любой проверки)

Эти документы инспектор запросит в первую очередь. Их отсутствие — 100% основание для предписания и штрафа по ст. 5.27 КоАП РФ.

Кадровые документы на каждого сотрудника (Персональные дела)

Инспектор имеет право запросить дела любых работников (обычно выборочно 10–20% штата, плюс те, по кому были жалобы).

Обязательный минимум в личном деле (Т-2):

1. Заявление о приеме на работу (или автобиография — по желанию работника).
2. Трудовой договор (ТД) в 2-х экземплярах (у работника и у работодателя). Обязательные условия: ст. 57 ТК РФ (место работы, функция, дата начала, оплата, режим, условия, гарантии).
3. Приказ о приеме на работу (Т-1 / Т-1а) — ознакомлен работник под роспись до начала работы.
4. Копия паспорта (разворот с фото + прописка), СНИЛС, Военный учет (для воинской обязанности), Образование/Квалификация (если требуется для должности), Медицинская книжка/Справка (если обязательна по списку Минздрав/Минтруд).
5. Согласие на обработку ПДн (актуальное, конкретное).
6. Ознакомление с ЛНА под роспись: ПВТР, Положение об оплате, Охрана труда, Коммерческая тайна, Описание должностных обязанностей, График сменности (если есть).
7. Личная карточка учетная (Т-2) — заполняется с первого дня, ведется до увольнения. Обязательны записи о всех переводах, награждениях, отпусках, больничных.

Документы в процессе работы (обновляются постоянно):

• Приказы о переводах, изменении условий труда, назначении выслуг, поощрениях, наказаниях (Т-5, Т-6, Т-9).
• Доп. соглашения к ТД (любые изменения: зарплата, график, должность — только по соглашению сторон).
• Заявления на отпуск + Приказы на отпуск (Т-6) + Ведомость отпусков (Т-7). Важно: отпуск не может быть перенесен без согласия работника (кроме производственной необходимости).
• Лист учета рабочего времени (Т-12 / Т-13) — ежедневно, с кодами (Я, РВ, ОТ, Б, НН и т.д.), подписи ответственного и работника (при суммированном учете).
• Справки 2-НДФЛ, ЕСВН/РСВ — актуальные на дату проверки.

При увольнении (проверяют за последние 3 года):

• Заявление работника / Приказ об увольнении (Т-8) с основанием (ст. 77, 78, 81, 83, 84.1 ТК РФ).
• Расчетная ведомость при увольнении (Т-61) — выплата в день увольнения (ст. 140 ТК РФ).
• Трудовая книжка (или запись в СТР-Р), выдача в день увольнения, запись соответствует приказу.
• Справка 182н (для пособия по безработице), выдана в срок (3 дня).
• Подпись в личной карточке (Т-2) о выдаче документов.

Документы по Охране труда (Отдельный большой блок)

С года (ФЗ-391) требования ужесточены. Роструд смотрит это впритык.

Обязательная документация:

• СОУТ (Специальная оценка условий труда), протоколы, карты, заявления о внесении в реестр. Актуализировать при изменении условий.
• Оценка рисков профессиональной травматизма — методика, реестр опасностей, план мероприятий по снижению рисков (новое требование ст. 214 ТК РФ).
• Программа обучения по охране труда (учебные планы, программы, протоколы заседаний комиссии по проверке знаний).
• Журналы инструктажей: вводный, первичный на рабочем месте, повторный, не плановый, целевой. Обязательна роспись инструктируемого и инструктора.
• Выдача СИЗ, обмундирования, РПС: Карточки выдачи (личные или общие), СИЗ-карты по профессиям, акты приемки СИЗ, протоколы испытаний.
• Медицинские осмотры: предварительные, периодические, внеплановые. Направления, заключения врачебной комиссии (годные/негодные/с ограничениями), журналы направлений.
• Расследование несчастных случаев: Форма Н-1, акты о расследовании микротравм, уведомления Роструда/прокуратуры/СОЦФОНДА (в сроки ст. 228–231 ТК РФ).
• Положение о комиссии по ОТ (партитетная), протоколы заседаний (не реже 1 раза в квартал).

Документы по оплате труда и отчетам (Финансовый блок)

• Реестр выплат зарплаты (или платежные ведомости Т-53/Т-51) за проверяемый период (3 года).
• Расчеты по НДФЛ, страховым взносам (6-НДФЛ, РСВ, ЕФС-1) — сверка с выплатами.
• Документы по индексации зарплат (приказ, доп. соглашения), обязательно для бюджетников, для коммерции, по ЛНА.
• Вычеты из зарплаты: только по основаниям ст. 137, 138 ТК РФ (исполнительные листы, заявления работника, удержание аванса при неработе). Без письменного согласия работника удерживать нельзя.
• Отчеты по средней численности (П-4 / сведения о СЗВ-СТАЖ) — соответствие штатному.

Специфические категории работников (Риск-зоны)

Инспектор обязательно запросит дела этих сотрудников:

Как организовать хранение и поиск (Техническая готовность)

Инспектор дает время на предоставление документов (обычно 2–3 рабочих дня по требованию). Хаос в архиве, это штраф за нарушение сроков представления;

Рекомендации:

• Электронный архив (СЭД / 1С:ЗУП / Диадок / Контур.Экстерн): Сканируйте все приказы, ТД, личные карточки, листы учета времени, акты ОТ. Настройте поиск по ФИО, номеру приказа, дате.
• Реестры (Журналы учета): Ведите Excel/1С реестры: «Приказы по кадрам», «Трудовые договоры», «Отпуска», «Больничные», «СИЗ», «Инструктажи», «Медицинские осмотры». В реестре должны быть: номер, дата, ФИО, срок действия, место хранения оригинала.
• Цветовое кодирование папок: Красные — уволенные (архив), Синие — действующие, Желтые — ОТ/СОУТ, Зеленые — Финансы/Зарплата.
• Контроль сроков: Автоматические напоминания о конце срока действия медкнижек, СОУТ, патентов, медосмотров, отпусков, испытательных сроков.
• Папка «Для проверки» (Готовый пакет): Сформируйте заранее zip-архив/папку в облаке с базовым пакетом (Устав, Выписка ЕГРЮЛ, ПВТР, Положение об оплате, Штатное, Положение ОТ, Политика ПДн, Приказ о комиссии ОТ). Можно скинуть инспектору на флешку/почту за 15 минут.

Алгоритм действий при появлении инспектора (Пошагово)

1. Встреча: Попросите предъявить служебное удостоверение и уведомление о проверке (плановой) или предписание/распоряжение (внеплановой). Сфотографируйте/скопируйте.
2. Проверка компетенции: Убедитесь, что проверка входит в ведомственную компетенцию Роструда (трудовое право, ОТ, занятость, миграция). Налоговые, пожарные, санитарные — это другие ведомства.
3. Определение ответственного: Выдайте приказ «Об ответственных за взаимодействие с контролирующими органами». Один человек (HR-директор/юрист) — единая точка входа. Остальные сотрудники не разговаривают с инспектором без координатора.
4. Предоставление документов: Только по письменному требованию (требование инспектора). Выдавайте копии (заверенные «С верным копией», подпись, печать, дата) или оригиналы под расписку в журнале учета изымаемых документов (форма у инспектора). Никаких «просто посмотреть» оригиналов без акта.
5. Фиксация процесса: Ведите свой журнал: какой документ запрошен, когда выдан, копия/оригинал, кому передан. Фото/видео фиксация действий инспектора (законно, ст. 29 ФЗ-294).
6. Обжалование: Если инспектор выходит за пределы компетенции/плана — пишите заявление/жалобу старшему инспектору/в суд/прокурорку в месте (не уходите за дверь).

ТОП-10 грубых ошибок, за которые штрафуют сразу

1. Работа без трудового договора (фактическое допущение) — ст. 5.27 КоАП РФ (до 100 тыс. руб. за каждого, для ИП, до 20 тыс., но дисквалификация до 3 лет).
2. ТД не подписан работником до выхода на работу (подписан спустя дни/недели).
3. Отсутствие ознакомления с ПВТР, Описанием обязанностей, Положением об оплате под роспись.
4. Несвоевременная выдача трудовой книжки / СТР-Р при увольнении (даже на 1 день просрочки — штраф).
5. Задержка зарплаты (хотя бы на 1 день, хотя бы на 1 рубль), ст. 5.27 КоАП РФ + ст. 236 ТК РФ (компенсация за каждый день задержки).
6. Отсутствие СОУТ или просроченные протоколы (штрафы по ст. 5.27.1 КоАП РФ до 80 тыс. за каждое рабочее место).
7. Допуск к работе без медосмотра / инструктажа / СИЗ (ст. 5.27.1 КоАП РФ).
8. Нарушение режима рабочего времени (нет суммированного учета при сменном графике, сверхурочные не оплачены/не оформлены, отдыхи не предоставлены).
9. Фиктивное оформление ГПХ вместо ТД (признаки: регулярные платежи 2 раза в мес., подчиненность, режим, ЛНА).
10. Отказ в предоставлении документов / подлог / исправление документов задним числом (уголовная ответственность ст. 19.7 КоАП РФ / ст. 327 УК РФ).

Цифровые сервисы для автоподготовки (Экосистема)

Ручной труд в 2024+ году — риск ошибки. Используйте:

• 1С:ЗУП / 1С:Кадры — генерация Т-1, Т-2, Т-12, Т-53, 6-НДФЛ, РСВ, СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, расчет отпускных/больничных.
• Контур.Экстерн / СБИС / Диадок — сдача отчетности в ФНС, СФР, Роструд (СОУТ, уведомления о ТД), обмен ЭДО с сотрудниками (подписание ТД, ЛНА ЭЦП);
• Сервисы ОТ (ОхранаТруд.РФ, ПрофСтандарты.РФ) — генерация программ обучения, карт СИЗ, журналов инструктажей, оценки рисков.
• Чек-листы в Trello / Notion / Bitrix24, трекинг сроков: медосмотры, патенты, СОУТ, отпуска, испытательные сроки.

Самое главное помнить, что проверка Роструда, это не экзамен на «знание закона», а аудит документального доказательства соблюдения закона.

Инспектор не верит на слово. Он смотрит: «Где подпись работника? Где дата? Соответствует ли приказ ТД? Есть ли запись в Т-2?».

Системность побеждает хаос. Внедрите правило: «Никакое кадровое действие не считается совершенным, пока нет подписанного документа в архиве (бумажном или электронном с ЭЦП)».

Проводите внутренние аудиты раз в квартал (самостоятельно или с аутсорсерами). Исправляйте ошибки до приезда гостей. Это дешевле штрафов и нервов.

Готовьтесь заранее, храните порядок, используйте ЭЦП и СЭД — и любая проверка пройдет как рутинная процедура.