Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 301-07-30

Реклама jurik.ru

Проверка Государственной инспекцией труда (ГИТ) — это стресс-тест для кадрового делопроизводства любой организации; Инспекторы приходят с четким планом: проверить соответствие трудовых договоров ТК РФ, соблюдение порядка оформления приема/увольнения, правильность расчета заработной платы, отработки сверхурочных, предоставления отпусков и ведения обязательных журналов. Ошибки в документах влекут штрафы (ст. 5.27 КоАП РФ), предписания об устранении нарушений и, в тяжелых случаях, приостановку деятельности.

Ниже представлен подробный чек‑лист, структурированный по блокам документов, которые инспектор запрашивает в первую очередь. Используйте его для внутреннего аудита перед плановой или внеплановой проверкой.

Учредительные и разрешительные документы

База для проверки легальности деятельности работодателя.

Устав (Учредительный договор) — актуальная редакция, зарегистрированная в налоговом органе.
Свидетельство о государственной регистрации (лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП) — не старше 30 дней на момент проверки (можно получить на сайте ФНС).
Лицензии и аккредитации — если деятельность лицензируется (образование, медицина, фарма, охрана и т.д.), оригиналы лицензий и приложений к ним.
Свидетельства о включении в реестры (МСП, социальные предприятия и т.д.) — если компания претендует на льготы.

Локальные нормативные акты (ЛНА), «Конституция» организации

По ст. 8, 22, 189 ТК РФ работодатель обязан разработать и утвердить пакет ЛНА. Отсутствие даже одного, основание для штрафа (ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ).

Обязательный минимум (для всех работодателей):

Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — с отметкой о согласовании с выборным органом профсоюза (если есть) и ознакомлении под роспись всех сотрудников.
Положение об оплате труда (Система оплаты труда) — тарифные ставки/оклады, бонусы, надбавки, порядок индексации (ст. 134 ТК РФ).
Положение о премировании / стимулировании — если премии упомянуты в трудовом договоре как обязательные.
Графики сменности / сменные расписания — для сменной работы (утверждены не позднее чем за 1 месяц до вступления в силу).
Положение о коммерческой тайне / режиме конфиденциальности — если в ТД есть условие о неразглашении (ФЗ-98).
Политика по обработке персональных данных — в соответствии с 152-ФЗ (порядок получения согласий, меры защиты).
Журнал учета ознакомления сотрудников с ЛНА под роспись — критически важный документ! Без росписей ЛНА не вступили в силу.

Специальные ЛНА (при наличии оснований):

Положение о служебных командировках (если отличается от приказа Минфина/Минэкономразвития).
Положение о материальной ответственности (договоры полной МОВ с перечнем должностей).
Положение о защите персональных данных (отдельно от политики).
ЛНА по охране труда: Программа обучения, Положение о ССОТ, Карта классов условий труда (СОУТ).

Кадровые документы по каждому сотруднику (Личное дело)

Инспектор выборочно проверяет личные дела (Т-2). Ошибки здесь — самые частые штрафы.

Прием на работу (Ст. 65, 68 ТК РФ):

Заявление о приеме на работу (с указанием структурного подразделения, должности, даты начала работы).
Трудовой договор (ТД), в 2-х экземплярах, подписанный ДО начала работы (ст. 67 ТК РФ). Обязательные условия: ФИО сторон, место работы, должность, дата начала, оплата труда, режим работы, условия труда, гарантии, страхование.
Приказ (распоряжение) о приеме на работу (Т-1 / Т-1а), с отметкой о ознакомлении под роспись сотрудника в течение 3 дней со дня начала работы (ч. 2 ст. 68 ТК РФ).
Копии документов сотрудника: паспорт, СНИЛС, трудовая книжка (или СТД-Р), военный учет (для воинской обязанности), диплом/аттестат (если требуется квал.), медкнижка (если обязательна), ИНН.
Согласие на обработку ПДн (если не встроено в ТД).
Справка 2-НДФЛ с прошлого места работы (для расчета налоговых вычетов в текущем году).

В период работы, изменения и события:

Приказы о переводе, изменении условий труда, повышении зарплаты, назначении доплат — с росписью ознакомления.
Дополнительные соглашения к ТД — при любом изменении существенных условий (ст. 72, 74 ТК РФ).
Приказы об отпусках (Т-6 / Т-6а) — по графику отпусков, с росписью не позднее чем за 3 дня до начала (ч. 9 ст. 123 ТК РФ). Проверьте: оплачен ли отпуск за 3 дня (ст. 136 ТК РФ).
Листки нетрудоспособности (больничные), оригиналы ЭЛН (проверяются в ФСС/СФР), правильность расчета.
Документы по обучению Охране труда: протоколы проверки знаний, удостоверения, журналы инструктажей (вводного, первичного на рабочем месте, повторного, не планового, целевого).
Медицинские осмотры (предварительные, периодические, внеплановые) — заключения врачебной комиссии, направления, оплаченное время (ст. 213 ТК РФ).

Увольнение (Ст. 84.1 ТК РФ):

Заявление сотрудника / Приказ об увольнении (Т-8 / Т-8а) — с указанием основания (статья ТК РФ).
Расчет при увольнении — зарплата, компенсация за неиспользованный отпуск, выплаты по ТД/ЛНА. Выдача в день увольнения.
Трудовая книжка / СТД-Р — запись с основанием (ст. ТК РФ), выдача в руки под роспись в журнале учета ТК (Т-3) или отправка почтой с уведомлением (если сотрудник не явился).
Справка СЗВ-ТД — сдана в СФР в срок (в следующий рабочий день после приказа).
Выдача копий документов — по требованию уволенного (ст. 62, 84.1 ТК РФ).

Учет рабочего времени и оплата труда

«Больная» зона 90% проверок. Инспектор сверяет табель, приказы, расчетные листы и выписки по счету.

Табель учета рабочего времени (Т-12 / Т-13), за проверяемый период (обычно 1–3 года). Заполнен ежедневно, коды соответствуют Приказу Минтруда № 72. Подписи ответственного лица и руководителя.
График сменной работы / Сменное расписание, сверка с табелем (нет ли «самовольных» выходов/сверхурочных).
Приказы о привлечении к сверхурочной / ночной / выходной работе — с писаным согласием сотрудника (ст. 99, 113, 152 ТК РФ) для категорий, где оно обязательно (беременные, малыши до 3 лет, несовершеннолетние и т.д.).
Расчетные листы (пей-слипы) — выдаются ежемесячно (бумажные или ЭДО/личный кабинет). Проверка: оклад/ставка, отработанное время, НДФЛ, удержания (только по основаниям ст. 137, 138 ТК РФ), нетто.
Выписки по расчетному счету / кассовые ордера — подтверждение фактической выплаты зарплаты не реже 2 раз в месяц (предоплата/аванс + итоговый расчет) с интервалом не более 15 дней (ст. 136 ТК РФ).
Индексация зарплат, документ об индексации (приказ/ЛНА) и фактическое повышение окладов/тарифов (ст. 134 ТК РФ).
МСФО (минимальный размер оплаты труда), проверка: оклад + стимулирующие выплаты (без районных коэффициентов/надбавок за вредность) >= МРОТ региона/федерального.

Охрана труда (Отдельный массивный блок)

С г. (ФЗ-426) требования ужесточены. Штрафы за ОТ — самые крупные (до 400 тыс. руб. за повторное нарушение, ст. 5.27.1 КоАП РФ).

Специальная оценка условий труда (СОУТ) — карты классов условий труда по всем рабочим местам, протоколы комиссии, отчет эксперта. Срок действия — 5 лет (или до изменений).
Оценка рисков профессионального заболевания — карта рисков, план мероприятий по снижению рисков.
Программы обучения ОТ — программы А, Б, В (утверждены Приказом Минтруда № 2464). Журналы регистрации обучающихся.
Журналы инструктажей, вводный, первичный на рабочем месте, повторный (раз в 6 мес.), не плановый, целевой. Подписи инструктора и инструктируемого.
Средства индивидуальной защиты (СИЗ) — Карта выдачи СИЗ (типовые нормы Минтруда), журналы выдачи (Т-53/Т-53а), карточки учета СИЗ у сотрудников. СИЗ соответствуют классам условий труда (СОУТ).
Медицинские осмотры — предварительные, периодические, внеплановые. Заключения о пригодности/непригодности. Журналы направлений. Оплата времени прохождения осмотров (средний заработок).
Расследование несчастных случаев — акты (Ф-1, Ф-1.1 и др.), протоколы комиссий, сообщения в СФР/Прокуратуру/ГИТ (в сроки ст. 228, 229 ТК РФ).
Комиссия по ОТ / Уполномоченный по ОТ — приказ о создании/назначении, протоколы заседаний (не реже 1 раза в квартал).

Военный учет и миграционный учет (актуально для 2024–2026 гг.)

Журнал учета военнообязанных — формы № 10, 18, 19 (утв. Приказом Минобороны № 495). Своевременная сдача сведений в военкомат.
Иностранные работники: Патент / Разрешение на работу / Уведомление о привлечении (для ВНЖ/Вид на жительство). Договоры ГПХ/ТД с нотариально заверенным переводом паспорта. Медосмотры, дактилоскопия (для патента); Уведомление МВД о заключении/расторжении договора (в 3-дневный срок).

Работа с персональными данными (152-ФЗ)

Уведомление Роскомнадзора (если не освобождены), номер реестра.
Политика обработки ПДн — опубликована на сайте/доступна сотрудникам.
Приказы о назначении ответственного за ПДн, перечне сотрудников с доступом.
Журналы учета инцидентов безопасности ПДн (утечки, несанкционированный доступ).
Согласия сотрудников на обработку, передачу третьим лицам (банки, страховщики, медцентры), на фото/видеонаблюдение.

Документы по гражданско-правовым договорам (ГПХ) — Зона риска «Замещения ТД»

ГИТ активно проверяет: не являются ли ГПХ (подряд, услуги) скрытыми трудовыми отношениями (ст. 19.1 ТК РФ, ст. 5.27 КоАП РФ — штрафы до 100 тыс. руб. за договор для юрлица).

Наличие результата (акт приема-передачи), а не процесса.
Отсутствие подчинения внутреннему распорядку (нет табеля, графика, ПВТР не применяется).
Подрядчик использует свои инструменты/материалы/сотрудников.
Оплата за результат (этапы), а не за часы/месяц.
Нет доплат за стаж, вредности, сверхурочных, отпускных.
Подрядчик несет риски (штрафы за сроки/качество).

Процедура проверки: тактика поведения (Чек-лист действий)

Знание документов — это 50% успеха. Правильное поведение инспектора — вторые 50%.

Встреча и проверка полномочий

Попросите служебное удостоверение инспектора (фото, печать ГИТ, срок действия) и предписание/распоряжение о проверке (для плановых — от руководителя ГИТ/прокурора; для внеплановых — основание: жалоба, сообщение СФР, прокуратуры и т.д.).
Проверьте: проверка не просрочена (плановые — 1 раз в 3 года, срок до 20 рабочих дней; внеплановые, до 15 дней, продлевается до 30).
Составьте акт осмотра помещений (если инспектор требует доступ к производству/складам), с указанием времени, участников, замечаний.

Запрос документов

Инспектор выдает письменное требование (предписание) со списком документов и сроком предоставления (не менее 3 рабочих дней, ст. 360 ТК РФ).
Передавайте документы под роспись в журнале учета входящей/исходящей корреспонденции или по акту передачи (2 экземпляра). Укажите: «Копии верны, с оригиналами можно ознакомиться в кадровике/бухгалтерии».
Не отдавайте оригиналы ТД, ТК, приказов — только заверенные копии (за исключением случаев, когда инспектор требует оригинал для сверки, но забирать его нельзя).

Опрос сотрудников

Инспектор имеет право опрашивать сотрудников добровольно (ст. 360 ТК РФ). Сотрудник может отказаться или попросить присутствия юриста/профсоюза.
Предупредите ключевых сотрудников (кадровика, бухгалтера, охраны труда): отвечать только по сути, не гадать, если не знают — сказать «не знаю, уточню».

Протокол проверки / Акт проверки

По итогам составляется Акт проверки (плановая) или Протокол об административном правонарушении (если найдены нарушения).
Обязательно пишите мотивированные возражения в самом акте/протоколе (графа «Замечания проверяемого лица»). Фразы: «Не согласен, так как…», «Документ предоставлен, см. приложение…», «Нарушение не подтверждается документами…».
Подписывайте акт/протокол (отказ от подписания фиксируется инспектором, но вы теряете шанс зафиксировать позицию).

Оспаривание результатов

Сроки жесткие: 10 дней со дня получения копии акта/протокола (ст. 30.1 КоАП РФ, ст. 362 ТК РФ).

Предписание об устранении нарушений, оспаривается в суде общей юрисдикции по месту нахождения ГИТ (ГПК РФ). Работодатель подает заявление.
Протокол об административном правонарушении (штраф) — оспаривается в суде общей юрисдикции (КоАП РФ) или вышестоящей инспекцией (жалоба руководителю вышестоящей ГИТ) — альтернативные пути.
Собирайте доказательную базу для суда: копии документов, которые не успели/не захотели принять инспекторы, пояснительные записки, экспертные заключения (СОУТ, расчеты МРОТ).

Топ-10 ошибок, за которые штрафуют чаще всего (Рейтинг ГИТ)

Отсутствие или неактуальные ЛНА (ПВТР, Оплата труда, ОТ).
ТД не подписан до начала работы / нет ознакомления с приказом о приеме.
Сверхурочные без письменного согласия (где нужно) / без приказа / оплачены как обычное время.
Отпуска не по графику / не оплачены за 3 дня / не предоставлены ежегодно (накопление > 2 лет).
Зарплата ниже МРОТ (без учета районного коэффициента/надбавок за вредность).
Нарушение сроков выплаты зарплаты (промежуток > 15 дней).
Отсутствие СОУТ / просроченная СОУТ / расхождение классов условий труда и выдачи СИЗ.
Нет обучения ОТ / нет журналов инструктажей / нет медосмотров (или не оплачено время).
ГПХ договоры, по признакам являющиеся трудовыми (подчинение, регулярная оплата, отсутствие результата).
Военный учет не ведется / не сдаются сведения в военкомат / миграционные уведомления не поданы.

Проверка ГИТ — не внезапность, а плановая работа государства. Внедряйте культуру внутреннего аудита раз в полугодие: прогоните этот чек-лист по 10–15% личных дел, сверьте табели с приказами, проверьте актуальность ЛНА и СОУТ. Стоимость часа работы юриста/кадровика на аудит несоизмеримо ниже штрафов, компенсаций по судам и репутационных рисков.

Помните: Инспектор ищет формальные нарушения. Ваша задача — не дать ему повода, имея на руках идеально оформленный пакет документов для каждого сотрудника и процесса.

Статья подготовлена на основе ТК РФ, ФЗ-294, ФЗ-426, КоАП РФ, судебной практики и методических рекомендаций Роструда (на 2026 г.). Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных ситуаций обратитесь к профильному трудовому юристу.