Плановая проверка прокуратуры – это стандартная процедура контроля соблюдения законодательства на территории города Бийск. Чтобы минимизировать риски и успешно пройти проверку‚ необходимо заранее подготовить всю необходимую документацию‚ обучить персонал и наладить внутренний контроль. Ниже представлен подробный чек‑лист‚ который поможет вам систематизировать подготовку.
Организационная подготовка
- Назначить ответственного за взаимодействие с прокуратурой – обычно это руководитель отдела правовой безопасности или юрист компании.
- Составить график подготовки с указанием сроков выполнения каждого пункта чек‑листа.
- Определить список подразделений‚ которые будут участвовать в проверке (бухгалтерия‚ кадры‚ охрана труда‚ IT‑служба и т.д.).
- Назначить ответственных за каждый блок документов (например‚ бухгалтер – за финансовую отчётность‚ специалист по охране труда – за акты и инструкции).
Сбор и проверка нормативной документации
- Убедиться‚ что все внутренние нормативные акты (устав‚ положения‚ регламенты‚ инструкции) актуальны и соответствуют действующему законодательству РФ.
- Проверить наличие актуальных версий трудовых договоров‚ соглашений о конфиденциальности‚ должностных инструкций.
- Сверить локальные нормативные акты (например‚ правила внутреннего трудового распорядка) с требованиями Трудового кодекса РФ и отраслевых нормативов.
- Оформить журнал регистрации нормативных актов с датами утверждения и изменений.
Документация по кадровому учету
- Проверить completeness of личных дел сотрудников (трудовые договоры‚ приказы о приёме/увольнении‚ переводы‚ отпуска‚ больничные).
- Убедится‚ что все приказы по кадровому вопросу оформлены в соответствии с требованиями ст. 66 ТК РФ и имеют необходимые подписи и печати.
- Проверить ведение табеля учёта рабочего времени (форма Т-12 или электронный аналог) на предмет соблюдения норм рабочего времени и сверхурочных.
- Обеспечить наличие справок о среднем заработке и расчётов выплат (заработная плата‚ премии‚ компенсации) за последние 12 месяцев.
- Проверить‚ что все отчёты в фонды социального страхования (ПФР‚ ФСС‚ ФОМС) сданы вовремя и без ошибок.
Финансово‑экономическая документация
- Подготовить бухгалтерскую отчётность за последний отчётный период (баланс‚ отчёт о прибылях и убытках‚ отчёт о движении денежных средств) и обеспечить её соответствие требованиям ФЗ «О бухгалтерском учёте».
- Проверить наличие и правильность оформления первичных учётных документов (счета‑фактуры‚ накладные‚ акты выполненных работ‚ платежные поручения).
- Убедиться‚ что все налоговые декларации (НДС‚ налог на прибыль‚ имущественный налог и т.д.) поданы в установленные сроки и имеют подтверждающие документы.
- Подготовить справки о наличии и состоянии основных средств (инвентарные карты‚ акты приёма‑передачи‚ акты списания).
- Проверить наличие договоров с контрагентами и их соответствие требованиям ГК РФ (особенно касательно условий оплаты‚ штрафов‚ форс‑мажора).
- Обеспечить наличие актуального положения об охране труда и программы производственного контроля.
- Проверить‚ что все сотрудники прошли вводный и повторный инструктаж по охране труда (журналы инструктажей‚ подписи).
- Убедиться‚ что имеются акты проверки рабочих мест‚ журналы учёта несчастных случаев и отчёты о расследовании incidents.
- Подготовить документацию по средствам индивидуальной защиты (СИЗ): нормы выдачи‚ журналы выдачи‚ акты проверки состояния СИЗ.
- Проверить наличие и актуальность планов эвакуации‚ журналов тренировок по пожарной безопасности и договоров с пожарной охраной.
- Проверить отсутствие нарушений законодательства о защите конкуренции (согласование цен‚ разделение рынков‚ дискриминационные условия).
- Убедиться‚ что все договоры с поставщиками и покупателями не содержат условий‚ ограничивающих конкуренцию.
- Подготовить справки о проведении внутреннего контроля за соблюдением антимонопольного законодательства (если такие процедуры предусмотрены внутренними регламентами).
- Обеспечить наличие политики обработки персональных данных и согласий субъектов данных (если требуется).
- Проверить‚ что все базы данных с персональной информацией защищены в соответствии с требованиями ФЗ‑152 «О персональных данных» (шифрование‚ контроль доступа‚ журналы аудита).
- Убедиться‚ что проведены обучения сотрудников по работе с персональными данными и имеются соответствующие протоколы.
- Подготовить уведомления Роскомнадзора (если требуется) и журналы учёта обращений субъектов данных.
- Назначить дежурного сотрудника (или группу) на день проверки‚ который будет встречать представителей прокуратуры‚ обеспечивать доступ к помещениям и документам.
- Подготовить помещение для работы проверяющих: стол‚ стулья‚ доступ к электричеству и интернету‚ если необходимо.
- Обеспечить наличие копий всех запрошенных документов (лучше иметь два комплекта: один для предоставления‚ второй – для собственного контроля).
- Провести инструктаж сотрудников о порядке поведения во время проверки (не давать показаний без присутствия юриста‚ фиксировать все запросы и ответы).
- Подготовить список вопросов‚ которые могут быть заданы проверяющими‚ и заранее подготовить ответы совместно с юристом.
- Получить акт проверки и внимательно изучить все замечания и предписания.
- Составить план устранения выявленных нарушений с указанием ответственных лиц и сроков выполнения.
- Обеспечить контроль исполнения плана (еженедельные отчёты‚ встречи ответственных).
- При необходимости подготовить возражения к акту проверки в установленный срок (обычно 10 рабочих дней).
- Провести внутренний аудит через 1–2 месяца после устранения замечаний‚ чтобы убедиться в эффективности принятых мер.
Охрана труда и промышленная безопасность
Антимонопольное и конкурентное законодательство
Защита персональных данных
Подготовка к непосредственному проведению проверки
После проверки: действия и контроль
Соблюдение данного чек‑листа значительно повысит шансы на успешное прохождение плановой проверки прокуратуры в Бийске. Главное – системный подход‚ своевременная подготовка документов и активное взаимодействие с юридическим отделом. Удачной подготовки!