Надзорная проверка — это стресс-тест для системы правового обеспечения компании. Даже если бизнес работает честно, отсутствие порядка в документах, просроченные договоры или неактуальные локальные акты могут привести к штрафам, предписаниям и репутационным рискам. Внутренний аудит (предварительная проверка) — это единственный способ выявить и устранить пробелы до прихода инспекторов.

Ниже представлен подробный чек‑лист, структурированный по ключевым правовым блокам. Он поможет юристам системно подготовить компанию к любым видам надзора: налоговому, трудовому, антимонопольному, по защите персональных данных, пожарному, санитарно-эпидемиологическому и др.

I. Организационно-правовой блок (Корпоративный порядок)

Инспекторы всегда начинают с проверки легитимности деятельности и полномочий лиц, подписывающих документы.

Чек‑лист:

• Уставная деятельность: Соответствует ли реальная деятельность ОКВЭД, указанным в ЕГРЮЛ/ЕГРИП. Актуален ли устав (нет ли старых редакций, не закреплены ли ушедшие участники).
• Полномочия руководителя: Действует ли срок полномочий генерального директора? Есть ли порядок продления/избрания? Соответствует ли подпись в банке и налоговой текущему директору.
• Доверенности: Реестр выданных доверенностей. Нет ли просроченных? Соответствуют ли полномочия в доверенностях реальным задачам (в т.ч. представительство в судах, госорганах, получение почты).
• Реестр участников/акционеров: Актуальность данных. Оформлены ли переходы долей/акций за последний год? Есть ли уведомления в ЕГРЮЛ.
• Протоколы собраний/решения единственного участника: Утверждены ли годовые отчеты, распределена ли прибыль, выплачены ли дивиденды (если да — удержан ли НДФЛ/страховки).
• Корпоративные секреты/Коммерческая тайна: Утвержден ли перечень сведений, составляющих коммерческую тайну? Подписаны ли режимы доступа сотрудниками и контрагентами?

II. Договорной работа и обязательства

Самый объемный блок. Ошибки в договорах — главная причина начислений по налогам, штрафов ФАС и судебных потерь.

• Реестр договоров: Единая база (CRM/1С/Excel) со статусами: «Действует», «Истекает», «Расторгнут», «В работе». Контроль дат окончания.
• Наличие оригиналов: Все ли подписанные оригиналы (или обмен сканами с ЭДО) на месте? Есть ли акты приема-передачи к каждому договору?
• Соглашения о продлении/изменении: Оформлены ли все изменения цены, сроков, предмету договора доп. соглашениями? Нет ли «устных» договоренностей.
• Ключевые условия (Art. 432 ГК РФ): Проверка наличия предмета, цены, сроков, реквизитов сторон, порядка расчетов.
• Сущность над формой: Не замаскированы ли трудовые отношения под ГПХ/Самозанятость? (Проверка по 5 признакам: подчинение, системность выплат, предоставление инструментов, режим труда, личное исполнение).
• Штрафные санкции и неустойки: Прописаны ли они? Соответствуют ли ст. 333 ГК РФ (суд может уменьшить)? Есть ли верхний предел (потолок) ответственности.
• Форс-мажор и обстоятельства непреодолимой силы: Актуален ли перечень? Есть ли порядок уведомления контрагента.
• Персональные данные в договорах: Есть ли согласие на обработку ПДн у физлиц-контрагентов (ИП, самозанятых, гарантов)?
• Антимонопольное соответствие: Нет ли в договорах запрещенных условий (ресейл-прайс, дискриминация, привязка к ассортименту, исключительное право закупки у одного поставщика без оснований).

III. Трудовое право и кадровый документооборот

Блок №1 по частоте проверок (ГИТ, Прокуратура) и сумме штрафов за повторные нарушения.

• Трудовые договоры (ТД): Заключены ли со всеми работниками? Есть ли все обязательные условия (ст. 57 ТК РФ)? Соответствуют ли должности штатному расписанию.
• Локальные нормативные акты (ЛНА): Утверждены и ознакомлены под роспись: ПВТР, Положение об оплате труда, Положение о премиях, Положение о коммерческой тайне, Положение об охране труда, Политика по ПДн, Правила внутреннего трудового распорядка.
• Приказы о приеме/переводе/увольнении: Единая нумерация, сроки ознакомления (не позднее 3 дней), подписи работников. Нет ли «висячих» приказов без подписи.
• Трудовые книжки / СТД-Р: Оформлены ли СТД-Р для всех? Переданы ли в СФР? Есть ли уведомления работникам о ведении СТД-Р в электронном виде.
• Рабочее время и отдых: Графики сменности/суммированного учета (утверждены за месяц до введения). Оформлены ли сверхурочные (приказ, согласие, оплата/отгул). Использование отпусков (нет ли просроченных > 2 лет).
• Охрана труда (ССОТ): Проведены ли ОСОУТ (спец. оценка условий труда)? Есть ли карты СОУТ на рабочих местах? Проведены инструктажи (вводные, первичные, повторные) с журналами/подписями. Выдача СИЗ по нормам (карточки выдачи). Медосмотры (предварительные, периодические) — направления, заключения, допуски.
• Персональные данные сотрудников: Локальный акт (Политика), согласия (где нужны), уведомление Роскомнадзора (если не исключение), порядок доступа к ПДн, акты утилизации/уничтожения.
• Удаленная работа / Гибрид: Доп. соглашения к ТД, обеспечение оборудованием/СИЗ, оплата электричества/интернета, режим работы и контроля.
• Внутренний контроль за миграционным учетом (для иностраних граждан): Патенты, разрешения на работу, уведомления МВД, медосмотры, дактилоскопия, обучение русскому языку.

IV. Налоговый и бухгалтерский учет (Правовые аспекты)

Юрист проверяет не цифры, а правовое обоснование примененных режимов, вычетов и схем.

• Налоговая политика (учетная политика): Утверждена в срок (до 90 дней после регистрации / до конца года на след. год). Соответствует ли реальному бизнесу (ФСБУ, методы амортизации, оценка запасов, признак дохода/расхода).
• Основания для вычетов НДС: Есть ли у поставщиков счет-фактуры (КСФ/ИСФ) в ЭДО? Соответствуют ли они фактам хозяйственной жизни? Нет ли «технических» цепочек (проверка контрагентов по «Критериям риска» ФНС).
• Обоснование расходов по налогу на прибыль (ст. 252 НК РФ): Документарно подтверждены? Являются ли экономически обоснованными? Есть ли договоры, акты, счета, ТТН, УПД.
• Амортизация и Учет НМА/ОС: Соответствует ли классификация группам амортизации реальному использованию? Проведена ли инвентаризация перед отчетной датой?
• Связанные стороны (ст. 105.14 НК РФ): Составлен ли перечень? Контролируемые сделки выделены? Подготовлена ли документация по ценообразованию (TP documentation)? Сданы ли уведомления и отчетность по КС.
• КЭС (Крупнейшие налогоплательщики) / Региональные мониторинги: Если компания в списке, пройден ли горизонтальный мониторинг? Есть ли акты согласования?
• Использование льгот/преференций: Выполняются ли условия (численность, доходы, вид деятельности)? Есть ли уведомления в налоговый орган.
• Криптографическая защита / ЭДО: Действуют ли сертификаты ключей ЭП у ответственных лиц? Настроен ли обмен с контрагентами (роуминг операторов ЭДО).

V. Защита персональных данных (152-ФЗ) и Информационная безопасность

Роскомнадзор проверяет как документы, так и технические меры.

• Перечень информационных систем (ИСПДн): Составлен? Внесены ли в реестр Роскомнадзора (до 2024 г. — уведомление, сейчас — учет в реестре при обращении).
• Модель угроз и категория значимости: Проведена ли категоризация ИСПДн (1-4 к.з.)? Соответствуют ли меры защиты категории (КЗ 1-4)?
• Локальные акты: Политика конфиденциальности (на сайте), Положение о защите ПДн, Инструкция по работе с ПДн, План мер по обеспечению безопасности.
• Согласия субъектов: Собраны ли там, где нет иного основания (ст. 6, 11 152-ФЗ)? Форма соответствует требованиям (конкретность, цель, срок).
• Порядок реализации прав субъектов: Есть ли регламент обработки запросов (30 дней)? Журнал учета запросов.
• Передача третьим лицам / Трансграничная передача: Договоры с операторами (ст. 28 152-ФЗ)? Обеспечена ли адекватная защита при передаче за рубеж (СКС, BCR, исключения).
• Инциденты (утечки): Есть ли план реагирования? Уведомляли ли РКН и субъектов за 24 часа (при утечке)?
• Сайт и Cookies: Политика конфиденциальности доступна? Баннер куки с выбором (не только «Принять все»)? Сбор метрик (Яндекс.Метрика, GA4) — анонимизация IP, согласия на маркетинг.

VI. Антимонопольное соответствие (135-ФЗ) и Закупки (223-ФЗ / 44-ФЗ)

• Доминирующее положение: Есть ли товары/услуги с долей > 35% (или 50/65% по отраслям)? Если да — нет ли злоупотреблений (завышенные цены, отказ в заключении договора, дискриминация).
• Соглашения и concerte actions: Нет ли обмена чувствительной информацией с конкурентами (цены, объемы, скидки) через отраслевые ассоциации, чаты, выставки.
• Реклама (Закон о рекламе): Проверка рекламных материалов на недостоверность, сравнение без доказательств, скрытую рекламу, нарушение требований к лекарствам/алкоголю/ДБАД/фин. услугам.
• Закупки (223-ФЗ): Утверждено Положение о закупках? Публикуется ли план-закупки и отчет в ЕИС? Проведены ли закупки по конкурентным формам? Обоснованы ли закупки у единственного поставщика (протоколы ККЗ).
• Субсидии/Гранты: Соответствует ли расходование условиям предоставления? Отчетность сдана в срок?

VII. Отраслевое регулирование и Лицензирование

Заполняется индивидуально под вид деятельности.

Чек‑лист (универсальный каркас):

• Лицензии/Разрешения/Свидетельства: Действуют ли? Соответствуют ли видам деятельности? Есть ли приложения с перечнем работ/услуг? Своевременно поданы заявления на продление.
• Члены СРО / Реестры: Членство активно? Взносы в компенсационный фонд оплачены? Квалификационные аттестаты специалистов действительны.
• Маркировка / «Честный ЗНАК» / ЕГАИС / Меркурий: Учет веден? Оборудование работает? Остатки в системе совпадают со складскими? Нет ли просроченных кодов эмиссии/вывода.
• Техрегламенты (ТР ТС / ТР ЕАЭС): Есть ли Декларации/Сертификаты соответствия на продукцию? Действуют ли? Регистрационные номера в реестрах Росаккредитации.
• Экология (89-ФЗ, 7-ФЗ, 96-ФЗ): Категория НВОС определена? Декларация о плате за НВОС сдана? Проект ПДВ/НДС/ПГО утвержден? Отходы учтены, договоры с утилизаторами есть, отчетность по ФККО сдана.
• Пожарная безопасность (123-ФЗ): Есть ли объявление о соответствии / свидетельство? План эвакуации, инструкции, журналы инструктажей, исправны ли ПТУ, СОУЭ, ППЭ. Проверки МЧС (плановые/внеплановые) — устранены ли замечания прошлых проверок.

VIII. Судебная работа и Досудебное урегулирование

• Реестр судебных споров: Актуален? Есть ли оценка рисков (вероятность проигрыша, сумма). Созданы ли резервы (РБУ 8/2010).
• Исполнительное производство: Нет ли неисполненных решений суда (ст. 17.15 КоАП РФ, штрафы на юрлиц до 100 т.р., на должностных лиц до 5 т.р., до 50 т.р. за повторное). Контроль сроков представления исполнительных листов.
• Досудебная претензионная работа: Ответы на претензии отправлены в срок (обычно 10-30 дней)? Есть ли почтовые квитанции/ЭДО-статусы доставки.
• Сроки исковой давности: Контроль прерывания давности (претензии, подтверждения долга, частичное погашение). Нет ли безнадежных долгов, списанных в убытки без документов.
• Банкротство контрагентов: Мониторинг ЕФРСБ/Кад.Арбитр. Заявлены ли требования в реестр кредиторов? Оспариваются ли сделки должника (подозрительные, притязательные).

IX. Подготовка к процессу проверки (Операционный блок)

Что сделать за 1-2 недели до планируемого визита (или постоянно в режиме готовности).

1. Назначить ответственных: Приказ «О порядке действий сотрудников при проведении проверок». Ответственный за встречу (юрист/ОБЕП), за выдачу документов (архивист/секретарь), за IT (сисадмин), за охрану/СКУД.
2. Папка «Для проверяющего» (War Room): Собрать пакет «базовых» документов: Устав, Свидетельство ОГРН/ЕГРИП, Лицензии, Аренда/Собственность офиса/склада, Штатное расписание, ПВТР, Политика ПДн, Налоговая политика, Выписка ЕГРЮЛ (свежая, не старше 30 дней).
3. Проверка доступа: Работает ли СКУД? Есть ли журнал учета посещений? Готово ли рабочее место для инспектора (стол, стул, розетка, Wi-Fi гостевой)?
4. Копирование документов: Готов ли ксерокс/сканер/бумага? Назначен ли сотрудник, который будет копировать и нумеровать страницы (срочно, без ухода оригиналов из поля зрения).
5. IT-готовность: Доступ к 1С/CRM/ЭДО для инспектора (отдельный аккаунт «Гость/Проверка» с правами «Чтение» на нужные разделы). Отключен ли удаленный доступ к чувствительным базам на время проверки (если не требуется предоставлять). Бэкапы свежие.
6. Инструктаж персонала: Краткий брифинг: «Не волнуйтесь», «Отвечайте только по существу», «Не гадайте — скажите «не знаю, уточню»», «Не подписывайте протоколы без юриста», «Фиксируйте все изъятия в акте/протоколе».
7. Проверка полномочий инспекторов: Алгоритм: Посмотреть предписание/приказ о проверке + служебное удостоверение + паспорт. Проверить сроки, основание, перечень запрашиваемых документов. Составить акт расхождений, если есть.

X; Работа с результатами проверки (Пост-аудит)

Аудит не заканчивается уходом инспекторов.

• Анализ акта/предписания/протокола: Юридическая экспертиза каждого пункта. Основания для обжалования (процессуальные нарушения, несоответствие закону, отсутствие вины).
• Сроки обжалования: 10 дней (протокол КоАП), 3 месяца (предписание ГИТ/Роспотребнадзора/МЧС в суде), 3 года (решение налогового органа в суде). Не пропустите!
• Исправление нарушений (добровольно): Что можно исправить быстро (документы, ЛНА, уведомления), исправить и сообщить в проверяющий орган для снижения штрафа (ст. 4.5 КоАП РФ — активное раскаяние).
• Обновление чек-листа: Внести выявленные пробелы в этот чек-лист, чтобы не повторить в следующий раз.
• Обучение: Провести разбор ошибок с ответственными отделами (бухгалтерия, кадры, склад, продажи).

Внутренний аудит — это не разовое действие, а непрерывный процесс управления правовыми рисками. Использование данного чек-листа позволяет перевести подготовку к проверкам из режима «пожарной тушкой» в плановый, управляемый и предсказуемый бизнес-процесс.

Главное правило: Лучше потратить 40 часов юриста на аудит сейчас, чем 400 часов на суды, штрафы и восстановление репутации потом. Ведите чек-лист в живом виде (Confluence, Notion, Excel с фильтрами), назначайте ответственных за каждый пункт и ставьте дедлайны. Правовая гигиена компании — залог ее финансовой устойчивости.

Данная статья носит информационный характер и не является правовой консультацией по конкретной ситуации. Для аудита вашей компании рекомендуется привлечь квалифицированных специалистов.