При проведении налоговой (выездной или камеральной) проверки инспекторы вправе требовать у налогоплательщика только те документы и сведения, которые непосредственно относятся к предмету проверки․ Ниже представлен подробный чек‑лист, актуальный на 2025 год, с пояснениями, рекомендациями и указанием, какие бумаги можно оспорить․

Нормативная база

• Статья 93 Налогового кодекса РФ – определяет порядок и сроки предоставления документов при налоговой проверке․
• Приказ ФНС России от № ЕД‑7‑2/158@ «Об утверждении Перечня документов, которые могут быть запрошены налоговыми органами при проведении налоговой проверки» (с изменениями на 2025 год)․
• Федеральный закон «О миграционном учёте» (если проверка проводится совместно с миграционной службой МВД РФ)․

Основные группы документов, которые чаще всего запрашивают инспекторы

Учредительные и регистрационные документы

• Устав (или договор о создании юридического лица) – последняя редакция с изменениями․
• Свидетельство о государственной регистрации (ОГРН/ОГРНИП)․
• ИНН и КПП (выписка из ЕГРЮЛ/ЕГРИП)․
• Выписка из реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ) – подтверждает актуальные сведения о руководителе и учредителях․
• Решения о назначении руководителя, основании деятельности (протоколы собраний участников/акционеров)․

Налоговая и бухгалтерская отчётность

• Налоговые декларации по всем видам налогов (НДС, налог на прибыль, УСН, ЕНВД, патент, налог на имущество и т․д․) за проверяемый период․
• Расчёты по страховым взносам в ПФР, ФСС, ФОМС․
• Бухгалтерская отчётность (баланс, отчёт о финансовых результатах, приложения к ней) за проверяемый период․
• Книги покупок и продаж (для НДС‑плательщиков)․
• Журналы учёта операций (КУДиР, книга учёта доходов и расходов при УСН)․

Первичные учётные документы

• Счета‑фактуры (выданные и полученные) – оригиналы или заверенные копии․
• Акты выполненных работ/оказанных услуг․
• Товарные накладные (ТОРГ‑12, УПД)․
• Приходные и расходные кассовые ордера (ПКО, РКО)․
• Банковские выписки и платёжные поручения․
• Договоры с контрагентами (поставки, подряд, оказание услуг, аренда и т․д․)․
• Акты сверки взаимных расчётов․

Кадровые и Personnel‑документы

• Трудовые договоры (включая изменения и дополнения)․
• Приказы о приёме, переводе, увольнении сотрудников․
• Табели учёта рабочего времени․
• Расчётные листки (выплаты заработной платы, премий, пособий)․
• Сведения о начислении и уплате страховых взносов․
• Документы, подтверждающие соблюдение требований охраны труда (при необходимости)․

Документы, подтверждающие право на осуществление конкретного вида деятельности

• Лицензии, разрешения, сертификаты (если вид деятельности лицензируемый)․
• Свидетельства о государственной аккредитации (для образовательных учреждений)․
• Договоры аренды или собственности на недвижимость, используемую в деятельности․
• Технические паспорта, сертификаты соответствия продукции․

Что инспекторы не вправе требовать

Согласно ст․ 93 НК РФ и разъяснениям ФНС, инспекторы не могут запрашивать:

• Документы, не связанные с предметом проверки (например, личную переписку руководителя, если проверка касается только налога на прибыль)․
• Информацию, которая уже находится в распоряжении налогового органа (выписки из ЕГРЮЛ, ранее представленные декларации)․
• Документы, хранящиеся у третьих лиц без их согласия, если нет судебного решения о предоставлении․
• Сведения, защищённые законом о коммерческой тайне, без соответствующего основания (например, рецепты производства, если они не имеют отношения к налогообложению)․

Порядок предоставления документов по ст․ 93 НК РФ

1. Инспектор выдаёт требование о представлении документов (в письменной форме, с указанием перечня, срока и способа предоставления)․
2. Срок предоставления – не менее 10 рабочих дней с момента получения требования (может быть сокращён по соглашению сторон, но не менее 2 дней)․
3. Документы можно представить в оригинале, заверенной копии или в электронном виде (с электронной подписью, если иное не предусмотрено законом)․
4. Если налогоплательщик считает требование незаконным, он вправе подать возражение в течение срока, указанного в требовании, либо обратиться в суд․

Рекомендации по подготовке к проверке (2025 год)

• Вести электронный архив всех первичных и бухгалтерских документов с системой индексации по датам, типам и контрагентам․
• Регулярно (не реже одного раза в квартал) проводить внутренний аудит completeness и корректности хранения документов․
• Обеспечить наличие уполномоченного лица (главного бухгалтера, юриста), которое будет отвечать за взаимодействие с налоговыми органами․
• При получении требования сразу же проверить его законность: соответствие перечня предмету проверки, указание срока и способа предоставления․
• Если в требовании содержатся документы, выходящие за рамки проверки, подготовьте мотивированный ответ с ссылкой на ст․ 93 НК РФ и приложите копии только тех документов, которые действительно относятся к предмету․
• Храните копии всех отправленных ответов и подтверждений их получения (например, почтовые уведомления, скриншоты электронной почты с подтверждением получения)․
• При выездной проверке обеспечьте доступ к рабочим местам, серверам и архивам, а также предоставьте возможность снятия копий с документов․
• В случае совместной проверки с миграционной службой МВД РФ подготовьте additionally:
• Копии трудовых договоров с иностранными работниками․
• Разрешения на работу, паспоты, миграционные карты․
• Сведения о постановке на миграционный учёт (уведомления, копии уведомлений о прибытии/выбытии)․

Примерный перечень документов, которые можно оспорить

Знание того, какие документы могут быть запрошены инспекторами при проверке, а также правовые основания для отказа или оспаривания избыточных требований, позволяет организации минимизировать риски штрафов и доначислений․ Регулярное ведение порядка в документообороте, использование электронных систем хранения и своевременное реагирование на требования налоговых органов – ключевые элементы успешного прохождения любой проверки в 2025 году․

Следуйте представленному чек‑листу, консультируйтесь с юристом или налоговым консультантом при возникновении сомнений, и ваша компания будет готова к любой встрече с инспекторами ФНС или миграционной службой․