Проверки соблюдения трудового законодательства — это стресс-тест для любого бизнеса. В 2026 году контролирующие органы (Государственная инспекция труда — ГИТ, Прокуратура, налоговая служба в рамках межведомственного взаимодействия) уделяют особое внимание не только оформлению штатных сотрудников, но и сотрудничеству с самозанятыми и гражданско-правовыми договорами (ГПХ). Риск переквалификации таких отношений в трудовые стал главным триггером для назначения выездных и документарных проверок.

Ниже представлен подробный перечень документов, которые инспектор имеет право запросить в рамках плановой или внеплановой проверки, с учетом последних изменений в законодательстве и практики применения Федерального закона № 294-ФЗ «Об охране прав юридических лиц и ИП при осуществлении государственного контроля (надзора) и муниципального контроля».

Учредительные и разрешительные документы

База для идентификации работодателя и подтверждения его легитимности.

• Свидетельство о государственной регистрации (лист записи ЕГРЮЛ/ЕГРИП).
• Устав (для юрлиц) в действующей редакции.
• Решение/Протокол о назначении генерального директора (лица, действующего без доверенности).
• Лицензии и аккредитации (если деятельность лицензируется: охрана, образование, медицина, атомная энергия и др.).
• Свидетельства о включении в реестры (МСП, реестр туроператоров и т.д.);

Локальные нормативные акты (ЛНА) — «Конституция» компании

Критически важно: Все ЛНА должны быть разработаны с учетом мнения выборного органа первичной профсоюзной организации (ст. 372 ТК РФ) и доведены до сведения работников под роспись (ст. 22, 68 ТК РФ). Отсутствие росписи, частая статья штрафа.

1. Правила внутреннего трудового распорядка (ПВТР) — обязательны для всех (ст. 189 ТК РФ). Должны содержать режим работы, перерывы, порядок наказаний/поощрений.
2. Политика в области обработки персональных данных (ст. 18.1 Закона № 152-ФЗ) + Локальный акт о порядке обработки ПДн.
3. Положение об оплате труда (система оплаты труда), тарифные ставки, оклады, бонусы, коэффициенты, порядок индексации (ст. 135 ТК РФ).
4. Положение о премировании / стимулировании (если бонусы не зафиксированы в трудовом договоре жестко).
5. Графики сменной работы / суммированного учета рабочего времени (утверждаются до начала учетного периода);
6. Положение об охране труда / Программа СУТ (ст. 212, 214 ТК РФ). Журналы инструктажей.
7. Положение о коммерческой тайне (если режим введен) + списки сведений, составляющих тайну.
8. Положение о служебных расследованиях (для дисциплинарных взысканий).
9. ЛНА по удаленной работе (ст. 312.1–312.5 ТК РФ): порядок обмена документами, обеспечение оборудованием, режим доступности.
10. Порядок взаимодействия с самозанятыми/подрядчиками (внутренняя инструкция HR и бухгалтерии по проверке статуса «Мой налог», отсутствию признаков трудовых отношений).

Документы по индивидуальному учету работников (Кадровый блок)

Проверяются на каждом сотруднике (выборочно или полностью).

Прием на работу (Ст. 65, 68 ТК РФ)

• Заявление о приеме (с указанием структурного подразделения, должности, даты).
• Трудовой договор (ТД) в 2-х экземплярах (один у работника). Обязательные условия: место работы, функция, срок (если срочный), оплата, режим, гарантии, условия ОТ.
• Приказ (распоряжение) о приеме (ф. Т-1 / Т-1а или свой бланк), под роспись работника до выхода на работу.
• Личная карточка работника (ф. Т-2), ведется на бумаге или в ЭДО (с ЭЦП).
• Трудовая книжка (бумажная) / СТД-Р (электронная) — запись в ТК за 5 рабочих дней (для основного места работы). Для СТД-Р, отправка сведений в ПФР (СФР) за тот же срок.
• Копии документов работника: паспорт, СНИЛС, военный учет (для воинской обязанности), образование/квалификация (если требуется для должности), медкнижка/заключение ВЛЭК (если обязательно).
• Согласие на обработку ПДн (если не входит в состав ТД).
• Уведомление о трудовой деятельности (для инострацев/лиц без гражданства) — направляется в МВД в течение 3 рабочих дней.

Перевод, изменение условий, отпуска, болезнь

• Приказы о переводе (по соглашению сторон / по инициативе работодателя — с уведомлением за 2 месяца, ст. 74 ТК РФ).
• Дополнительные соглашения к ТД (изменение зарплаты, графика, должности).
• График отпусков на год (утверждается с учетом мнения профсоюза, доводится за 2 недели).
• Приказы об отпусках (основной, дополнительный, за нестандартное время, учебный) — не позднее 3 дней до начала.
• Листки нетрудоспособности (ЭЛН) — учет в СФР, расчет больничных.
• Документы по материнству/отцовству (заявления, справки, приказы по декретным).

Увольнение (Ст. 84.1 ТК РФ)

• Заявление работника (своевольное уход) / Акт о прогуле / Приказ об увольнении по статье (с соблюдением процедуры: объяснение, акт, уведомление профсоюза при ст. 81 п. 1, 4, 5, 6, 8).
• Расчетная ведомость (ф. Т-51/Т-51а) — выдача в день увольнения.
• Выдача трудовой книжки / СТД-Р — в день увольнения (под роспись в журнале выдачи / отправка ЭДО).
• Справка 182н (СЗВ-ТД) — сдача в СФР в срок до дня увольнения.

Документы по оплате труда и учету рабочего времени (Бухгалтерский/Кадровый блок)

Инспекторы ГИТ часто работают в паре с налоговой/СФР, поэтому расхождения в зарплате и отчетности — красный флаг.

• Табели учета рабочего времени (ф. Т-12 / Т-13 или свои) — с кодами (Я, РВ, НН, ОТ, Б, К и др.), подписи ответственного лица и работника (при суммированном учете/сменном графике).
• Расчетно-платежные ведомости (ф. Т-51/Т-53 или выписки из 1С/Банк-клиента) — с указанием начислений, удержаний (НДФЛ, алименты, исполнительные листы), чистой к выдаче.
• Платежные поручения по зарплате (с назначением «Зарплата за [месяц]»), подтверждающие срок выплаты (не позднее 15-го числа за 1-ю половину, не позднее последнего дня след. месяца за 2-ю — ст. 136 ТК РФ).
• Реестры перечислений в банк (зарплатные проекты).
• Отчеты в СФР: СЗВ-М (ежемесячно), СЗВ-ТД (по событиям), СЗВ-СТАЖ (ежегодно), СЗВ-ПЕРС (при изменении данных).
• Расчеты 6-НДФЛ (квартально) и 2-НДФЛ (ежегодно/по требованию) — сверка с ведомостями.
• Документы по индексации зарплат (приказ, доп. соглашения) — обязательно ежегодно с учетом инфляции (ст. 134 ТК РФ).
• Вычеты НДФЛ (стандартные, социальные, имущественные) — основания (справки, заявления).

Охрана труда (ОТ) — Приоритет 2024–2026 гг.

Штрафы за ОТ значительно повышены (до 400 тыс. руб. за повторное нарушение, ст. 5.27.1 КоАП РФ). Проверка часто начинается с этого раздела.

• Оценка условий и охраны труда (ОСУТ / СОУТ) — протоколы, карты СОУТ, заключение эксперта. Класс условий (1–4) определяет доп. оплату, отпуска, льготную пенсию.
• Выдача СИЗ, СИОТ, обувь — Карточки выдачи (ф. Т-54/Т-55 или свои), Типовые нормы выдачи (ТНВ) или локальные нормы, согласованные с профсоюзом.
• Медицинские осмотры (предварительные, периодические, внеплановые) — Направления, заключения ВЛЭК, акты пригодности/непригодности. Журналы направлений.
• Обучение по ОТ: Программы (А, Б, В), протоколы проверки знаний (комиссия не менее 3 чел., председатель — обученный в УЦ), удостоверения/протоколы.
• Инструктажи: Вводный (журнал), первичный на рабочем месте, повторный (раз в 6 мес.), нецелевой, внеплановый — все под роспись инструктора и инструктируемого.
• Специальная оценка условий труда (СОУТ), карты, протоколы, планы мероприятий по улучшению.
• Учет несчастных случаев на производстве: Форма Н-1, акты расследования, протоколы комиссии, сообщения в СФР/прокуратуру/ГИТ (в сутки).
• Оценка рисков (Карта рисков) — актуальная, с мероприятиями по минимизации.

Работа с самозанятыми и ГПХ — Зона риска №1 в 2026 году

Согласно информации от , контролирующие органы проводят точечные рейды по выявлению завуалированных трудовых отношений. Инспекторы запрашивают пакет документов по каждому контрагенту-самозанятому/ИП по ГПХ:

• Договор ГПХ / Договор с самозанятым (предмет — результат/работа/услуга, а не процесс/функция; нет подчинения, графика, оклада).
• Акты приема-передачи выполненных работ (услуг) — подписанные сторонями, с указанием конкретного результата.
• Чеки/Квитанции/УПД/Счета-фактуры от самозанятого (сгенерированные в приложении «Мой налог»).
• Проверка статуса самозанятого на дату заключения договора и дату оплаты (скриншот/выписка из реестра ФНС «Статус плательщика НПД»).
• Отсутствие признаков трудового договора: нет приказов, табелей, СИЗ, медосмотров, отпусков, доп. соглашений, внутренних мемо, корпоративной почты, пропусков в СКУД, ежедневных отчетов «что делал».
• Документы, подтверждающие самостоятельность: свой инструмент/оборудование, свои материалы, риск неоплаты за брак, возможность привлекать помощников (без согласия заказчика), работа для других заказчиков.
• Внутренняя инструкция компании по порядку заключения ГПХ/работы с самозанятыми (п. 9 раздела 2 этой статьи), наличие её снижает риск умысла.

Важно: Если по результатам проверки ГИТ/Прокуратуры/Суда установятся признаки трудовых отношений (личное исполнение, подчинение внутреннему распорядку, оплата за процесс/время), договор будет переквалифицирован в трудовой. Последствия: доначисление страховых взносов (30% + НДФЛ), штрафы (5–20% от суммы, ст. 122 НК РФ), пени, компенсация морального вреда работнику, административная ответственность должностных лиц (ст. 5.27 КоАП РФ — до 100 тыс. руб. или дисквалификация).

Военный учет и уведомления (Актуально для 2026 г.)

• Списки военнообязанных/военнообязанных в запасе (формируются ежегодно).
• Уведомления в военкомат (ТЦК/Военный комиссариат) о приеме/увольнении военнообязанных — в течение 5 рабочих дней (электронно через Госуслуги/ЕРВУ или почтой).
• Уведомления о движении военнообязанных (отпуск > 6 мес., болезнь > 3 мес., командировка > 6 мес.).
• Справки для сотрудников для получения повестки/военного билета.

Персональные данные (ПДн) — Закон № 152-ФЗ

• Уведомление Роскомнадзора об обработке ПДн (если не исключение).
• Политика в области ПДн (опубликована на сайте/доступна работникам).
• Локальный акт о порядке обработки ПДн (перечень ПДн, цели, категории субъектов, меры защиты).
• Согласия работников/кандидатов на обработку (если нет иного основания ст. 6 Закона);
• Журналы учета инцидентов безопасности ПДн (утечки, несанкционированный доступ).
• Договоры с операторами ПДн (аутсорсинг кадровика, 1С-ЗУП в облаке, медстраховка) — с условиями ст. 28 Закона.

Профсоюз и выборный орган (если есть)

• Уведомление профсоюза об увольнении по ст. 81 п. 1, 4, 5, 6, 8 ТК РФ (за 3 дня до приказа).
• Согласование ЛНА (ПВТР, нормы СИЗ, графики отпусков, СОУТ, внутренний распорядок) — протоколы совещаний/письменные заключения.
• Коллективный договор (если заключен), регистрация в ГИТ, отчеты об исполнении.

Особенности подготовки к выездной проверке (Чек-лист за 24 часа)

По ФЗ-294 выездная проверка не может длиться более 20 рабочих дней (продление до 10 дней только руководителем органа). Подготовьте «папку инспектора»:

1. Приказ о создании комиссии по взаимодействию с контролирующими органами (ответственное лицо, юрист, кадровик, бухгалтер, охранник труда).
2. Место для работы инспектора (стол, стул, розетка, свет, доступ к копиру/сканеру — но без доступа к сети/серверам).
3. Реестр запрашиваемых документов (получите требование в письменном виде, проверьте компетенцию инспектора, удостоверение, приказ о проверке).
4. Копии всех документов из разделов 1–9, сведенные в папки по темам (Кадры, ЗП, ОТ, ГПХ/Самозанятые, ПДн, Военучет).
5. Справка о среднесписочной численности и фонде оплаты труда за проверяемый период.
6. Журнал учета требований инспектора (дата получения, срок исполнения, исполнитель, отметка о выдаче).

В 2026 году вектор проверок смещен на качество оформления отношений с персоналом (в т.ч. аутстаффинг, аутсорсинг, самозанятые, удаленка) и охрану труда. Формальное наличие бумаг не спасает — инспекторы проверяют соответствие реальности (фактический режим работы, фактическая выдача СИЗ, фактическое обучение, реальная самостоятельность подрядчиков).

Рекомендация: Проведите внутренний аудит (мок-проверку) по этому чек-листу раз в полугодие. Обратите особое внимание на раздел 6 (ГПХ/Самозанятые) — именно здесь в 2026 году выявляется до 70% дополнительных начислений по итогам проверок.

Статья подготовлена на основании ТК РФ, ФЗ-294, ФЗ-152, КоАП РФ, НК РФ и практики ГИТ/Судов на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов обратитесь к трудовому юристу.